Verwaltungsmitarbeiterin / Verwaltungsmitarbeiter (w/m/d)
Karlsruhe Büro, Verwaltung, Sachbearbeitung Vollzeit Publizierung bis: 23.09.2024 Das Max Rubner-Institut ist die Forschungs- und Beratungseinrichtung des Bundes im Bereich Ernährung und Lebensmittel. Etwa 700 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten an den vier Standorten in Deutschland, darunter 200 Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler, die in neun Fachinstituten sowie im Nationalen Referenzzentrum für authentische Lebensmittel (NRZ-Authent) intern und extern vernetzt für die Politikberatung und zum Nutzen des Gemeinwohls forschen.
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Ihr Aufgabengebiet
Sie unterstützen die Inneren, zentralen Dienste der Zentralabteilung des MRI am Standort Karlsruhe.
Das sind Ihre Aufgaben: Lagerverwaltung, insbesondere für Büromaterial und Mobiliar Kantinenangelegenheiten (Ansprechperson für Kantinenpächter, Inventur Kantine) Erstellen und Fortschreiben von Betriebskonzepten mit den Organisationseinheiten Fortschreiben des Schließkonzepts für den MRI-Standort Karlsruhe Vorbereitung von Ausschreibungen (z. B. Wartungsverträge, Unterhalts- und Glasreinigung, Bewachung) Postangelegenheiten Koordinierung von internen Umzügen Mängelmeldungen im Ticketsystem der Bundesanstalt für Immobilienaufgaben (BImA) Koordinierung von Unterstützungsleistungen bei Veranstaltungen (Vorbereitung des Hörsaals, der Besprechungsräume und der Fahrtätigkeiten im Rahmen von Veranstaltungen und offiziellen Anlässen) Serviceleistungen für die Institute und Einrichtungen des MRI Karlsruhe Terminabstimmungen für Maßnahmen der BImA, mit den Organisationseinheiten des MRI sowie interne Bekanntmachungen und Blog-Beiträgen Fuhrparkverwaltung (Dienstwagenkalender, Beschaffung, An- und Abmeldung, Aussonderung von Dienst-Kfz, Einweisung Richtlinie Dienst-Kfz) Pflege des Intranetauftritts Unterstützung in der Abwicklung des Funktionspostfachs Rechnungsbearbeitung (Reinigung, Bewachung, DHL, DKV) Ansprechperson für Reinigungs- und Bewachungsfirma Fortlaufende Aktualisierung von internen Unterlagen Ihr Profil
Das bringen Sie mit: die Laufbahnbefähigung für den mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienst oder vergleichbare Laufbahnbefähigung oder eine abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte / Verwaltungfachangestellter (w/m/d) oder vergleichbar oder eine abgeschlossene technische Berufsausbildung mit fundierten beruflichen Vorkenntnissen im Bereich der Liegenschaftsverwaltung Führerschein Klasse B Wünschenswert sind: Berufserfahrung im Bereich der Liegenschaftsverwaltung die Bereitschaft zu mehrtägigen Dienstreisen innerhalb des Bundesgebietes anwendungssichere Kenntnisse der gängigen Bürosoftware gute organisatorische Fähigkeiten und ein sicheres Auftreten im Umgang mit Vorgesetzten, Kolleginnen und Kollegen sowie externen